Comment installer une pointeuse horaire dans mon entreprise ?

Avec l’essor des nouvelles technologies, les entreprises digitalisent leurs process internes. La gestion du temps est simplifiée et le suivi de l’activité en temps réel est rendu possible par de nombreuses solutions qui émergent sur le marché. 

Booster la productivité des équipes et améliorer les process internes s’imposent aujourd’hui comme des objectifs incontournables. Si le suivi des heures est une nécessité, les nouvelles pointeuses horaires offrent désormais d’autres atouts. Mais alors, comment faire le bon choix ? Comment installer une pointeuse horaire dans son entreprise ?  On vous dit tout ! 

Réaliser un audit afin de déterminer les besoins réels de votre entreprise

Avant de jeter votre dévolu sur l’application Tempo, il est important de bien comprendre les besoins de votre entreprise ainsi que les différents process de travail de vos salariés. 

Chez Kizeo, nous recommandons à tous nos clients de débuter leur digitalisation par un audit interne approfondi. La compréhension de vos process internes vous permettra de choisir la bonne solution de pointeuse horaire. Il est temps de vous poser quelques questions : 

• Combien de salariés sont concernés ?
• Ont-ils des horaires de travail fixe ou est-ce variable ? 
• Dans le cadre d’une société de prestation de service, la facturation du client au temps est-elle mise en place ? 
• … 

Et attention, pour un résultat qui dépasse vos attentes, il convient de rentrer dans les détails.

Vous l’avez compris, il faut se poser les bonnes questions dès les prémices du projet. Mais comment mener à bien cet audit ? 

1) Quel est le but de cet audit interne ?

Tout projet de digitalisation nécessite une phase d’analyse indispensable à la poursuite du projet. Avant toute mise en place d’une pointeuse horaire, il est nécessaire de prendre connaissance et de répertorier tous les process internes au sein de l’entreprise. 

Plus qu’un simple recueil des besoins, il s’agit ici de les comprendre.  Avec la diligence d’une fourmi, étudiez chaque rouage de votre entreprise. Cela vous permettra d’identifier les pratiques internes, le fonctionnement des arrivées et départs des salariés… Regroupez le tout dans un document unique et partez ensuite à la recherche de la solution idéale. 

2) À qui confier la réalisation de cet audit ?

Si vous lisez cet article, il est fort à parier que vous êtes ou serez bientôt en charge du projet d’installation d’un outil de pointeuse horaire. C’est donc à vous que revient la lourde tâche de réaliser cet audit. 

Mais n’oubliez pas, vous n’êtes pas seul(e) dans l’entreprise ! Nourrissez-vous de l’expérience de vos collègues. N’hésitez pas à consulter les managers ou même une partie des collaborateurs concernés pour recueillir leurs besoins, attentes et même leurs freins ! 

Tous ces retours vous aiderons à constituer un cahier des charges complet qui tient compte de l’ensemble des problématiques de la société. 

3) Comment recueillir les informations auprès des collaborateurs ?

Recueillir l’expérience des collaborateurs c’est bien, mais encore faut-il savoir comment regrouper et exploiter les informations recueillies. 

Pour réaliser votre audit et dans le cadre d’enquêtes poussées auprès des différentes parties prenantes du projet, vous pouvez suivre la trame QQOQCP : 

• Quoi ?
• Qui ?
• Où ?
• Quand ?
• Comment ?
• Pourquoi ?

À la suite de cet audit, compilez les résultats de l’enquête et établissez un cahier des charges. Celui-ci vous aidera à définir vos véritables besoins. Vous pourrez également le transmettre aux différents prestataires. 

Comment choisir la pointeuse horaire idéale pour votre entreprise ?

La pointeuse horaire est un appareil qui permet d’enregistrer les allées et venues de vos collaborateurs sur un lieu défini. Et ce n’est pas tout…

Une badgeuse permet de calculer les temps de travail effectués pour établir des bulletins de paie plus justes. En outre, elle facilite la répartition du travail et optimise la productivité des entreprises.

Seulement voilà, il existe sur le marché de nombreuses pointeuses horaire. Badgeuses fixes, badgeuses mobiles connectées…  Comment savoir laquelle est réellement faite pour vous ? 

En vous basant sur les résultats de l’audit réalisé plus haut, vous pourrez effectuer une première sélection. Reste ensuite à choisir la solution grâce à des critères de recherche méticuleusement choisis.

1) L’environnement de travail

Le choix de la pointeuse horaire va fortement dépendre de la typologie des salariés de votre entreprise. Posez-vous ainsi les questions suivantes : 

• Mes collaborateurs sont-ils quotidiennement regroupés dans un même lieu ? 
• Leurs arrivent-ils de télétravailler ?  
• Mon personnel est-il amené à se déplacer pour des interventions terrain ? 

Une pointeuse fixe conviendra parfaitement à des salariés exclusivement sur site. Certains critères devront alors faire partie de l’équation comme les frais de maintenance annuels par exemple. Si vous souhaitez suivre les temps de travail de vos salariés sur le terrain, la pointeuse horaire mobile sera alors plus indiquée. 

L’environnement de travail des salariés va donc orienter considérablement vos recherches. Vous avez en prime besoin de créer des plannings d’interventions ? L’application mobile Tempo vous offre alors de belles perspectives.

2) La simplicité de l’interface

Vous avez besoin de suivre les temps de travail de vos opérateurs terrain ? Vous avez donc dû vous tourner naturellement vers des solutions mobiles.

Dans ce cas, l’intuitivité de l’application mobile est à prendre en compte dans votre recherche. Elle doit être certes agréable visuellement mais surtout facile à utiliser. Ne perdez pas de vue vos objectifs : gain de temps RH, hausse de la productivité par une meilleure distribution du travail, facturation du client au temps…  

Pour atteindre vos objectifs, l’application choisie doit être utilisée par vos collaborateurs. La mise en place d’un nouvel outil est toujours un grand changement au sein d’une entreprise. Plus l’ergonomie est intuitive, plus il est facile d’inciter vos collaborateurs à s’en servir.

3) La sécurité des données

Si vous avez opté pour une solution en ligne, vérifiez où seront hébergées les données de vos salariés. Nous vous conseillons de privilégier un hébergement des données sur des serveurs européens. La conformité au RGPD (Règlement Général sur de la Protection des Données) est également un élément à prendre en considération et qui pourra faire pencher la balance.  

En cas de doute, n’hésitez pas à vous rapprocher du service informatique de votre structure. Les personnes en charge de la sécurité vous aiguillerons au mieux pour sélectionner une solution en accord avec les contraintes techniques et sécuritaires de votre entreprise.

Comment inciter vos employés à utiliser une badgeuse mobile

Sans la coopération de vos collaborateurs, le meilleur système de pointage mobile ne sera guère utile. Pour que les badgeuses soient largement acceptées, impliquez vos employés tout le long du processus de sélection.

1) Misez sur la transparence

Avant la mise en place de la solution choisie, organisez des séminaires afin de d’expliquer votre démarche et les avantages de ce système. Prenez le temps d’aborder les détails de chaque point avec vos collaborateurs. Laissez un temps de questions/réponses et rassurez les employés en répondant à chacune de leurs interrogations.

Pour encore plus de transparence, désignez un chef de projet, lequel sera le contact à privilégier en cas de question concernant l’installation des pointeuses. 

2) Insistez sur les bénéfices communs d’une pointeuse horaire

Les avantages d’une pointeuse horaire sont multiples que ce soit pour l’entreprise ou pour le salarié. Gain de temps au quotidien, comptabilisation des heures supplémentaires et des retards… Soyez transparents et expliquez concrètement les bénéfices d’utiliser une badgeuse pour le suivi des horaires. 

Certaines solutions permettent une visibilité sur les activités prévisionnelles et le travail réellement réalisé. Cela permet ainsi d’ajuster la charge de travail pour des journées de travail adaptées aux réalités du terrain.

Vous l’avez compris, intégrer un outil de gestion du temps dans l’entreprise demande quelques recherches en amont. Ce travail vous évitera bien des déceptions. À deux solutions égales, fiez-vous à votre intuition et orientez-vous vers le prestataire avec qui vous vous sentez le plus en confiance. 

Pour accompagner toujours plus ses clients en mobilité, Kizeo a développé la solution Tempo. Il s’agit d’une pointeuse horaire mobile connectée qui permet d’améliorer la productivité des entreprises. Elle permet notamment de réduire les coûts et de suivre facilement les temps de travail de son personnel itinérant. N’hésitez pas à ouvrir une période d’essai gratuite de 15 jours pour découvrir la solution !