Créer, organiser et diffuser le planning horaire de ses salariés nécessite du temps et de réelles capacités d’organisation. Heureusement, un bon nombre d’outils sont disponibles sur le marché pour vous aider dans ces tâches chronophages mais il est parfois difficile de s’y retrouver. Si certains de ses outils sont simples à utiliser et très performants, d’autres sont plus complexes et peuvent parfois ressembler à de vraies usines à gaz pour les néophytes.
Excel est l’un des outils les plus utilisés aujourd’hui. Pourtant, pour comprendre et utiliser au quotidien ses différentes possibilités, il faudrait parfois suivre une formation dédiée ! Si Excel est parfait pour les très grandes entreprises, certaines TPE et PME s’orientent plutôt vers des outils plus modernes et plus intuitifs dans leur interface et leur ergonomie.
Alors, opter pour une solution dédiée au planning ou faire un emploi du temps sur Excel ? On vous dit tout ici.
Faire un emploi du temps sur Excel pour gérer son personnel
Commençons par la question la plus pressante : comment utiliser Excel ? Excel est le logiciel tableur de référence depuis de nombreuses années. Il permet de réaliser de nombreuses choses allant du calcul numérique, de la programmation informatique ou de l’analyse de données.
Comment faire un emploi du temps sur Excel ?
Il est tout à fait possible de réaliser les emplois du temps de son personnel sur Excel. Qu’il soit hebdomadaire ou mensuel, la méthode reste plus ou moins la même. À chaque mois, nous vous conseillons de créer une nouvelle feuille de calcul. Dans celle-ci, ajoutez plusieurs colonnes qui indiquent par exemple le début et la fin du shift de votre employé. Il est recommandé de différencier les lignes et couleurs pour par exemple distinguer plusieurs équipes ou attribuer une couleur à chaque catégorie de personnel. La présentation la plus courante pour un planning horaire sur Excel est d’attribuer à chaque ligne un jour de la semaine. Les colonnes sont alors dédiées aux différents moments de la journée et ainsi aux différentes équipes évoluant au cours de la journée : du matin, d’après-midi, du soir. Les cellules centrales vous permettent d’inscrire les noms des employés appelés à travailler au moment correspondant. Les fonctionnalités d’Excel vous permettent d’automatiser certaines tâches de calcul comme le nombre de jours de présence, de jours fériés, etc.
Les inconvénients du planning sur Excel
Du fait que le logiciel Excel est un outil très complet et polyvalent, il y a certains cas où l’utiliser pour réaliser des plannings relève plus d’un véritable casse-tête. Vous vous demandez pourquoi ? Pas d’inquiétude, voici notre décryptage.
Excel a de nombreux avantages. Cet outil extrêmement complet et à l’origine dédié à la réalisation de fiches de calcul. En effet, du fait de la complexité du logiciel, il est assez rapidement laborieux de gérer un trop grand nombre de salariés. Votre fichier Excel peut vite se transformer en véritable usine à gaz qui ne facilite pas la lisibilité du tableau.
De plus, il est parfois difficile de réaliser une tâche essentielle comme partager simplement le planning à ses collègues ou employés. Si à l’époque de la création d’Excel personne ne se posait la question, le workflow est aujourd’hui une des constituantes essentielles dans le milieu professionnel. À travers des outils de cloud et de gestion en direct, il est très facile aujourd’hui de partager des documents en quelques secondes. Hélas, ce n’est pas vraiment le cas pour Excel qui est assez rigide.
Les tâches réalisées sur Excel deviennent très souvent répétitives et donc chronophages. Du fait de l’exigence du logiciel et sa difficulté d’utilisation, il se peut que vous multipliez les erreurs de saisie. Non seulement les erreurs font perdre du temps, mais elles décrédibilisent votre travail et réparer l’erreur est parfois bien compliqué.
Enfin, dans les entreprises qui utilisent encore des plannings imprimés à afficher sur un mur, il est très laborieux de devoir sans cesse rééditer le nouveau planning. C’est une tâche laborieuse coûteuse en temps, en impression et qui peut être à l’origine d’erreurs de planning si un salarié n’a pas consulté le dernier planning à jour.
Existent-ils d’autres solutions en ligne au service de la gestion de planning ?
Différentes alternatives à Excel existent. Qu’elles soient en ligne ou directement accessibles via votre smartphone, ces applications sont modernes et profitent de fonctionnalités intéressantes pour une création et une diffusion simple et rapide des plannings.
Les différentes applications de planning en ligne
Avec la démocratisation d’internet et des tâches professionnelles réalisées en ligne, des concurrents à Excel sont apparus au fil des années. Parmi eux, le géant Google qui a proposé sa propre application de planning : Google Agenda. C’est un outil gratuit inscrit dans l’écosystème Google, allant de pair avec une adresse Gmail. Disponible sur ordinateur et mobile, l’application vous permet de prendre des rendez-vous, organiser votre calendrier, partager vos agendas… Plus spécifique et collaborative que le logiciel Excel, il peut constituer un bon outil pour gérer son agenda au quotidien. Néanmoins, cette solution est peu optimisée sur le mobile et manque d’intuitivité pour les salariés en déplacement qui ont besoin d’un planning en ligne pour suivre le cours de la journée.
Les solutions mobiles dédiées pour gérer le planning des salariés
Avec l’émergence des smartphones dans le monde du travail, de nouveaux outils de gestion du personnel sont apparus directement dans nos poches. Ces applications mobiles sont le Graal des jeunes entreprises dynamiques qui fonctionnent en temps réel. En partageant les plannings en temps réel et en les rendant consultables à tout moment, ils sont un outil précieux pour les employés itinérants. Que ce soit à cause d’horaires décalés ou d’un grand nombre d’interventions sur le terrain, ces outils de gestion du personnel permettent aux salariés de suivre la vie de l’entreprise à distance et en direct.
Parmi ces applications mobiles, Tempo sort du lot en proposant des fonctionnalités inédites. En effet, il y est possible de suivre les temps de travail de vos salariés directement à partir du planning. C’est donc un outil 2-en-1 qui vous permet d’organiser et de consulter un planning horaire en direct mais également une pointeuse nouvelle génération. Avec une solution de pointage directement liée au planning en ligne, vous pouvez visualiser à l’avance les lieux d’intervention, les rendez-vous enregistrés et leur intégrer un lien GPS ! Vous pouvez ainsi consulter en direct les horaires de chacun de vos employés et même ses commentaires éventuels ou les photos prises depuis le terrain.
Tous les managers sont confrontés à des casse-têtes de planning au quotidien. Heureusement des outils simples et performants pour la réalisation et la diffusion de vos plannings existent. Que ce soit Tempo, Excel ou Google Agenda, ces plannings efficaces répondent chacun à des besoins différents. Il suffit juste de choisir celui qui vous convient le mieux 😄
