Le secteur du transport et de la logistique joue un rôle essentiel dans l’économie mondiale. Une gestion opérationnelle efficace est essentielle pour assurer la productivité, la sécurité et la rentabilité des opérations. Cependant, de nombreuses entreprises sont confrontées à des freins. Les principaux sont la gestion des heures de travail, la conformité réglementaire du travail et la complexité des opérations.
Nous examinerons les problèmes courants liés à cette gestion opérationnelle dans le secteur du transport et de la logistique. On vous donne une solution concrète pour récolter et exploiter simplement les données clés du terrain.
1. La gestion opérationnelle dans le transport et la logistique
Le secteur du transport et de la logistique fonctionne de manière continue en France. En effet, les employés peuvent travailler en équipes rotatives, de nuit, le weekend, etc. Cette complexité rend le suivi des heures de travail difficile et sujet aux erreurs.
De surcroît, le transport et la logistique sont soumis à des réglementations strictes sur les temps de conduite et de repos. Mais, cela rajoute de la complexité au suivi des heures de travail. Le secteur du transport et de la logistique emploie diverses catégories de travailleurs. Parmi eux, les chauffeurs, les manutentionnaires, les employés administratifs, etc. Chacune de ces catégories peut avoir des exigences horaires différentes.
Tempo est une solution GTA (Gestion des Temps et Activités) conçue et développée en France pour le suivi opérationnel. Autrement dit, Tempo se concentre sur la disponibilité et la mobilité.
Sa vocation première est le pilotage et le suivi en temps réel, et à distance des heures de travail. Ses fonctionnalités permettent la gestion opérationnelle des plannings, le contrôle des présences, les horaires flexibles ou spécifiques et la gestion des absences. Avec Tempo, obtenez la traçabilité et la fiabilité nécessaires à votre activité.
2. Gestion opérationnelle : la planification et les affectations
Les solutions de planification adaptées à la mobilité peuvent aider à simplifier votre gestion opérationnelle. Avec le planning en temps réel Tempo, comparez les horaires prévus avec les heures de travail effectif. En effet, vous pouvez orienter vos réflexions avec des données enregistrées en temps réel. Vous êtes alerté en cas de retards ou non réalisation d’une intervention.
Ainsi, vous optimisez la répartition de vos ressources internes. Avec le planning en temps réel, vous envoyez les éléments spécifiques à la réalisation des activités. Parmi eux : horaires, adresse, demandes particulières, listes de tâches, documents PDF, liens, etc.
Ainsi, vous pouvez suivre de près le bon déroulement du travail et les employés déjà mobilisés en temps réel. Vous évitez les erreurs d’un suivi manuel des heures et des affectations grâce à l’automatisation. Ces informations fiables facilitent votre facturation et la gestion de la paie.
3. Gestion des itinéraires et présences de vos salariés dans le transport et la logistique
Un pilotage contrôlé de vos équipes doit être une priorité. L’idée est de gérer l’intrant « main-d’œuvre » en maîtrisant au maximum les facteurs variables externes à l’entreprise. Il s’agit donc de garder une flexibilité au quotidien tout en garantissant la réalisation des opérations dans les délais impartis.
Le contrôle des présences fait le lien entre contrôle de la main-d’œuvre et adaptabilité face aux facteurs externes. En authentifiant le travail de vos salariés par contrôle géographique, les bénéfices sont nombreux.
Premièrement, vous renforcez la qualité des informations remontées depuis le terrain. Effectivement, vous évitez la retranscription des heures de travail de manière décalée et les fautes de calculs qui en découlent. Simultanément, la ponctualité des équipes est prouvée. Ainsi, si un projet à du retard, vous saurez exactement pourquoi. Soit pour raison managériale : une mauvaise évaluation des délais de livraison ou du nombre de personnel nécessaire. Soit dû à votre personnel lui-même : retards répétés des équipes sur les lieux d’exercice, mauvais lieux du début d’activité, etc.
Deuxièmement, vous bénéficiez d’une traçabilité fiable de l’assiduité de chaque salarié. Détectez les abus de vos équipes par l’exploitation des données enregistrées des lieux de travail combinées aux heures d’arrivée et de départ. Ainsi, l’affectation des ressources est de plus en plus intelligente. En effet, vous connaissez en temps réel l’évolution du travail et les besoins en main d’œuvre par type d’activité.
Grâce à la gestion des présences, vous pouvez tester vos choix stratégiques et étudier les performances internes de vos équipes.
4. La badgeuse : une gestion opérationnelle avec souplesse et flexibilité
Tempo by Kizeo est une solution pensée pour les besoins du terrain. Certes, les choix stratégiques sont décidés en amont de l’opérationnel. En revanche, c’est bien la faisabilité et l’expérience sur le terrain qui permettent d’optimiser ces choix. Ainsi, le terrain est un garant de la croissance économique et de la réputation des entreprises du transport et de la logistique.
Aligné avec la gestion de l’imprévu, Tempo propose la badgeuse sur smartphone. La badgeuse permet d’ajouter et de qualifier du temps de travail réglementaire non planifié par le manager.
Le suivi manuel des heures de travail peut être sujet à des erreurs et à des abus. En utilisant des systèmes automatisés, les entreprises exploitent des données authentifiées. Grâce à la création de données selon les aléas du terrain, le travail des effectifs salariés est affiné. En effet, la communication interne, le suivi des heures et le reporting sont combinés. De cette manière, vos équipes peuvent remonter les informations clés des activités avec toute l’adaptabilité nécessaire au travail de terrain. La communication en cas de retard ou d’imprévu est rapide et fluide.
Tempo offre l’édition de rapports personnalisables pour s’adapter à vos processus internes. Enfin, vous pouvez générer des fiches de présence pour soutenir votre gestion de la paie, la facturation, des statistiques, etc.
5. La gestion des absences pour le transport et la logistique en temps réel et depuis le terrain
L’ajustement des horaires en fonction des absences est un paramètre que Tempo peut gérer. La gestion des absences permet également d’améliorer la satisfaction des clients grâce à une meilleure visibilité des livraisons et à des mises à jour en temps réel.
Ainsi, vous standardisez votre processus des demandes d’absence par une boucle complète. Congés payés, enfant malade, arrêt maladie, chaque demande, confirmation, attente de réponse ou refus génère une notification. Ainsi, vos employés et leurs managers des transports et de la logistique sont respectivement prévenus en temps réel sur l’application mobile et l’interface web. De ce fait, la gestion des absences est lissée et centralisée pour tous vos salariés. De même, les historiques et exports individuels ou collectifs disponibles sur Tempo apporteront les éléments nécessaires pour la gestion de la paie.
Globalement, la gestion opérationnelle des plannings et des projets est optimisée et s’appuie sur des éléments de temps et de lieux enregistrés fiables. Ils vous confèrent une traçabilité des éléments RH et terrain nécessaires à votre gestion administrative globale.
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