La gestion des heures de travail et des ressources en centre de formation est essentielle. Elle permet de garantir le regroupement stratégique des cours et une évaluation optimisée de sa performance.
Cependant, de nombreux centres de formation rencontrent des difficultés dans ce domaine, entraînant une mauvaise gestion des ressources, une perte de confiance des apprenants et des erreurs de facturation.
Dans cet article, nous examinerons les problèmes courants liés au suivi des heures et du travail en centre de formation et vous donnerons la solution tout-en-un pour améliorer cette pratique cruciale.
1. Suivi digitalisé des heures de travail
Les centres de formation dépendent souvent d’un suivi manuel des heures de travail. Cela entraîne des erreurs de saisie, de calcul et des injustices. Un suivi inadéquat des heures de travail peut entraîner un manque de transparence dans la gestion du centre de formation. Cela peut créer des désagréments facilement évitables au sein de l’entreprise.
Les outils de suivi à distance permettent aux employés de signaler leurs heures de travail où qu’ils se trouvent. Cela facilite la gestion administrative et favorise une plus grande précision du suivi.
Tempo est une solution de GTA (Gestion des Temps et Activités). Tempo gère les plannings des cours, les affectations des enseignants et les salles de cours déjà mobilisées de manière fiable et transparente.
Entre changements de classes fréquents en présentiel et zones géographiques différentes en distanciel, les déplacements peuvent entraîner une perte d’énergie importante pour les enseignants. En conséquence, cela affecte leur efficacité globale. C’est pourquoi un logiciel spécialisé de gestion de planning est tout indiqué.
Le planning en temps réel Tempo permet de visualiser les disponibilités des formateurs. D’autre part, il permet d’optimiser la répartition de vos ressources et d’envoyer les éléments spécifiques de chaque cours : horaires, adresse, demandes particulières, listes de tâches, documents PDF, liens, etc.
Ainsi, vous pouvez suivre de près la bonne réalisation du travail et les classes déjà mobilisées en temps réel. Vous évitez les erreurs d’un suivi manuel des heures et des affectations grâce à l’automatisation. Ces informations fiables facilitent votre facturation et une meilleure allocation des ressources.
2. Suivi mobile en temps réel pour faciliter votre gestion administrative
Suivi flexible et adapté à l’enseignement
D’une part, de nombreux centres de formation offrent des horaires flexibles à leurs employés, ce qui peut compliquer le suivi précis des heures travaillées. D’autre part, les employés peuvent travailler à distance ou à des horaires variables, ce qui nécessite une méthode de suivi plus souple et adaptée.
De plus, une communication fluide et rapide entre les enseignants et les responsables de l’entreprise est essentielle pour gérer les modifications d’horaires, les annulations de cours ou les imprévus. Elle assure une meilleure productivité globale de l’entreprise.
Les centres de formation doivent encourager les employés à être responsables de leur propre suivi des heures de travail, les pauses, les congés, etc.
L’importance de l’exactitude des heures de travail doit être expliquée, et le respect des procédures de suivi doit être valorisé. Cela inclut des directives sur la manière de signaler les heures de travail, les pauses, les congés, etc.
Générateur pratique et efficace des temps de travail, la badgeuse sur smartphone Tempo simplifie votre gestion administrative. Depuis l’application mobile Tempo, l’enseignant peut partager rapidement les informations sur les changements d’horaires, les retards et annulations de cours, les heures supplémentaires ou autre mise à jour.
Exploitation des données de temps et d’absence
La badgeuse permet aux enseignants d’enregistrer avec précision les heures d’arrivées, de départs, les durées de déplacements et d’activités. Grâce à la sauvegarde automatique des données de travail, vous gagnez en traçabilité.
De même, Tempo met à votre disposition des rapports personnalisés et des fiches de présence. Vous possédez des données précises puisque générées en temps réel. Conséquemment, vous simplifiez votre gestion de la paie et de la facturation.
Mais encore, Tempo vous permet de centraliser toutes les demandes d’absences : congés payés, arrêt maladie, demande validée, refusée ou en attente, chaque demande ou réponse est envoyée par email à l’enseignant et au responsable. Ainsi, votre gestion des heures de travail et des ressources en centre de formation est fluide et centralisée.
3. La géolocalisation pour la gestion des déplacements et des ressources
Regroupement stratégique des cours
Il peut être difficile de planifier les horaires des enseignants de manière efficace en tenant compte des imprévus : retards, annulations, grèves, etc. La cohérence entre le prévu et la réalité du terrain est importante et déterminante pour mesurer la productivité du centre de formation.
Pour cela, une solution de géolocalisation peut aider à optimiser les itinéraires des enseignants. Avec Tempo, la géolocalisation se fait en temps réel lors d’un pointage horaire.
Précise et automatique, elle demande aux salariés en déplacement d’enregistrer leur position géographique. Les coordonnées GPS (latitude, longitude) sont comparées au lieu théorique du cours, et enregistrées automatiquement.
Afin d’augmenter la performance de votre activité, ces données permettent le regroupement stratégique des cours. Pour aller plus loin dans la maîtrise des déplacements de vos formateurs, vous disposez de la fonctionnalité contrôle des présences.
Exploitation des données de déplacements
Le contrôle des présences Tempo vous permet de contrôler et d’enregistrer les lieux où se trouvent vos formateurs. Depuis la plateforme web, vous avez accès aux historiques des lieux de pointage de chaque enseignant.
En exploitant les données liées aux déplacements, vous effectuez une affectation intelligente de vos ressources par zone géographique. Réduisez les déplacements et optimisez les heures de travail de vos formateurs avec une gestion plus juste du travail de vos salariés.
Limitez l’épuisement professionnel en rationalisant les longs trajets. De cette manière, vous maintenez une bonne qualité d’enseignement de votre centre de formation et l’implication de vos formateurs. Enfin, vous pouvez réduire certains coûts liés aux déplacements et augmenter la réputation de votre centre de formation. Ainsi, votre gestion des heures de travail et des ressources est optimisée.
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